Comité de suivi individuel

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Chaque doctorant(e) sera accompagné(e) par un comité de suivi individuel, composé d’au moins deux personnes non impliquées dans la thèse, extérieures à l’équipe du (de la) directeur(trice) de thèse et dont l’une au moins est extérieure à l’établissement d’inscription, et nommées au moment de l'inscription par le directeur de l'école doctorale sur proposition de la direction de l'unité en concertation avec les directeur(trice)s de thèse.

Le comité de suivi veillera à la cohérence des travaux avec le projet professionnel du (de la) doctorant(e) (évolution des travaux, choix des formations, préparation de l’après-thèse). En cas de démission d'un des membres du comité, il sera remplacé suivant le même processus.

Le comité de suivi individuel de la formation veille au bon déroulement du cursus du doctorant. Il prévient également de toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Il peut être réuni sur sollicitation du (de la) doctorant(e) ou de son (ses) (co)directeur(trice)(s) de thèse, à tout moment lors du déroulé de la thèse.

Il s'entretient au moins une fois par an avec le doctorant, selon le déroulé suivant:

  • Pour les doctorants en 1ère année de thèse (première inscription après le premier septembre de l’année universitaire en cours) :
    • Avant le 15 mai : le doctorant doit avoir rédigé et envoyé son rapport aux deux membres de son CSI avec copie à l’ED.
    • Avant le 15 juin, chacun des membres du CSI remplit la dernière page du rapport et transmet le rapport complet à l'ED, au doctorant et à ses encadrants.

 

  • Pour les doctorants en 2ème année : avant la fin du mois d'avril (28 avril) : le doctorant doit avoir rédigé et envoyé son rapport aux deux membres de son CSI avec copie à l’ED. La trame du rapport est sensiblement la même que celle de première année. Le rapport devra être suffisamment détaillé pour permettre un examen de l’avancement de la thèse par rapport au programme initial. Une liste précise des formations suivies devra être fournie.
    • Entre le 15 mai et le 15 juin : le doctorant et ses encadrants de thèse planifient un entretien avec les membres CSI (visioconférence possible). Cet entretien a pour but de faire un état sur l'avancement et le déroulement de la thèse, les résultats obtenus, les formations suivies, etc. Le doctorant est invité à présenter ces différents points en s’appuyant sur une présentation formelle. Les encadrants de thèse sont invités à participer à cet entretien mais il est obligatoire que le doctorant s'entretienne seul avec son CSI durant une partie de l'entretien.  Les encadrants pourront avoir un échange avec les membres du CSI en l'absence du doctorant.
    • Avant le 21 juin : chacun des membres du CSI remplit les dernières pages du rapport et transmet le rapport complet à l'ED, au doctorant et à ses encadrants.

 

  • Pour les doctorants en 3ème année : 
    • si la soutenance est prévue avant la date limite de réinscription en 4ème année, le doctorant est exempté de l'envoi du rapport à ses membres CSI. 
      • L’inscription en année 4 et ultérieures doit être obligatoirement soumise à l'avis du CSI conformément à l'arrêté ministériel. 
    • Si la soutenance n'est pas prévue ou si la date n'est pas fixée : le doctorant doit envoyer un rapport à ses membres CSI avant le 15 mai de l’année en cours, pour un retour à l’ED, au doctorant, et à son directeur de thèse, avant le 21 juin. 

En cas de retard sur le dépôt du dossier de demande d'autorisation de soutenance (i.e. aucun document reçu au 21 juin de l’année en cours), l'ED se réserve le droit de demander un rapport CSI avant la réinscription au début de l'année universitaire suivante.

Vous trouverez au bas de cette page les rapports à remplir.

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Each doctoral student will be accompanied by an Individual Thesis Monitoring Committee (CSI), composed of at least two people not involved in the thesis, outside the thesis supervisor's team and at least one of whom is external to the registration institution. The CSI will be appointed at the time of registration by the director of the doctoral school on the proposal of the unit management in consultation with the thesis supervisors.

The CSI will ensure consistency of the work with the professional project (evolution of the work, choice of training, post-thesis project). If one of the members of the committee resigns, he or she will be replaced following the same process.

The CSI ensures the effective conduct of the PhD student's course. It also prevents any form of conflict, discrimination or harassment. The doctoral student or his / her thesis director (s) can gather the CSI at any time during the course of the thesis.

The CSI meets at least once a year with the doctoral student, according to the following procedure:

  • For doctoral students in 1st year of thesis (first registration after Sept 1st of the current university year):
  1. Before May 15th: the doctoral student must have written and sent his report to the two members of his CSI.
  2. Before June 15th : each member of the CSI fills in the report and returns the complete version to the ED, the student and the advisors.
  • For doctoral students in 2nd year (registration between September 1st  and September 1st of the preceding year):

 

  1. Before the end of April (April 28th): the doctoral student must have written and sent his report to the two members of his/her CSI. The frame of the report is substantially the same as that of the first year, but the report does not need to be very detailed except for the amount of doctoral training completed. A detailed list of the training followed by the student must be given.
  2. Between May 15th and June 15th : the PhD student and his / her supervisors plan an interview with the CSI members (possible videoconference). The purpose of this interview is to report on the progress and progress of the thesis, the results obtained, the training courses, etc. Thesis supervisors are invited to take part in this interview, but it is mandatory that the doctoral candidate speaks with his / her CSI alone during a part of the interview. The supervisors can also talk with the commitee alone.
  3. Before June 21st : each member of the CSI completes the complete report and returns them to the ED.

 

  • For doctoral students in 3rd year (registration between September 1st  and September 1st two years before):

 

  1. If the defense is planned before reregistration limit the doctoral student is exempted from sending the report to the CSI members. According to the instructions by the minister of education and research, a CSI report is compulsory for re-enrollment in a 4th PhD year
  2. If the defense is not scheduled or if the date is not fixed: the doctoral candidate must send a report to his CSI members before May 15th, for a return before June 21st.
  3. In case of delay on the filing of the file of application for authorization of defense (i.e. no document received on June 21st ), the ED reserves the right to request a CSI report before re-enrollment at the beginning of the academic year.

The CSI documents are listed below.

 

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Documents CSI:

1ère année: Français - Anglais

2e année: Français - Anglais

3e année: Français - Anglais